Vous avez des archives à faire enlever, mais peu de temps pour les préparer ? Caille Archives étudie avec vous le rangement, le transfert et la conservation des documents de votre entreprise dans le Pas-de-Calais.
Pour les TPE, PME, professions libérales, commerçants, TPI et PMI, nous proposons un accompagnement qui commence dans les locaux : comprendre ce qui encombre, ce qui reste utile et le travail que vous souhaitez nous confier.
L’externalisation des documents professionnels peut réunir la préparation, le transport et le suivi des archives. Si votre demande porte seulement sur une partie de ces opérations, nous la précisons avec vous.
Le transfert d’archives tient compte de l’état du rangement et des accès. Des boîtes prêtes à partir, des classeurs encore en armoire ou des papiers mélangés nécessitent une préparation différente avant l’enlèvement.
Le stockage sécurisé des archives est organisé avec les références permettant de retrouver vos documents. Nous prévoyons aussi les modalités de consultation après stockage, pour les personnes que vous aurez autorisées.
Si une partie des documents doit rester facile à consulter, étudions sa numérisation. La sélection peut se limiter aux dossiers les plus utilisés, avec une préparation et un volume définis au devis.
Une prestation de destruction confidentielle peut concerner des lots déjà triés par votre entreprise. Nous précisons leur prise en charge après votre validation, en les gardant distincts des cartons à conserver.
Une arrière-boutique étroite ou un bureau rempli de classeurs peut compliquer l’enlèvement. Décrivez les espaces et les horaires d’accès pour que la préparation des archives soit étudiée avec les contraintes de votre activité.
Votre cabinet peut avoir besoin d’aide pour mettre en boîtes des dossiers clos. Les références et les accès autorisés sont définis avec vous, en conservant une séparation claire avec les documents encore suivis.
Les archives peuvent se trouver dans les bureaux attenants à l’atelier ou dans un local partagé. Signalez les déplacements possibles et les zones qui doivent rester disponibles pour votre équipe pendant l’opération.
À Lens, Arras ou Béthune, préparez votre projet avec l’équipe Caille Archives : volume, conditionnement, accès et besoin de consultation sont examinés ensemble. Une réserve encombrée ne se traite pas comme des cartons déjà étiquetés près d’un accès de livraison. Vous pouvez nous contacter avant d’avoir tout préparé.
La méthode de transfert présentée par notre partenaire REISSWOLF prévoit l’étude des fonds, leur conditionnement et le repérage des emplacements de départ et d’arrivée. Pour votre entreprise, l’enjeu est concret : savoir quels cartons ont quitté le bureau et comment les retrouver ensuite. Un accompagnement en organisation des archives peut compléter cette préparation lorsque les références ne suffisent plus.
À Lens, Arras ou Béthune, identifiez les dossiers qui pourront quitter les espaces de travail. Les prochaines demandes et le volume orientent la préparation du projet.
Votre demande d’archivage peut concerner une entreprise à Lens, un cabinet à Arras ou un commerce à Béthune. Indiquez l’adresse de collecte et le lieu précis des archives : bureau, réserve, étage ou local annexe.
Pour les autres communes du Pas-de-Calais, nous examinons également les demandes à partir des prestations souhaitées. Les conditions d’intervention et le calendrier sont définis pendant l’étude, avec les renseignements propres à vos locaux.
Vous retrouvez aussi le réseau Demeco dans le Pas-de-Calais, aux adresses de ses agences de déménagement :
Votre interlocuteur pour le projet documentaire reste Caille Archives. Indiquez où sont conservés vos cartons afin de préparer la prestation depuis vos locaux.
Un dossier clos peut rester utile à une nouvelle demande. Définissez le périmètre à conserver et les références qui permettront à votre équipe de le retrouver.
Certains justificatifs peuvent rester sur papier tout en étant consultés sous forme numérique. Sélectionnez les documents selon leur utilité et précisez le devenir des originaux.
Commencez par l’espace que vous souhaitez récupérer et les archives qui l’occupent. Estimez le volume puis examinez les conditions de transfert et de conservation.
Un départ partiel peut être étudié si les ensembles sont clairement séparés. La proposition précisera les opérations immédiates et la préparation éventuelle des archives restantes.
Pour vos autres établissements, trouver votre ville ou une commune voisine.
Décrivez les contenants, leur nombre approximatif et l’accès depuis le stationnement jusqu’aux archives.
Nous précisons ensemble l’aide nécessaire pour classer, identifier ou conditionner, puis la destination des documents.
Après votre acceptation, l’organisation pratique est arrêtée : documents concernés, opérations, accès et date convenue.
La préparation et l’enlèvement sont deux composantes du budget. À volume comparable, des cartons étiquetés au rez-de-chaussée ne demandent pas le même travail que des documents en vrac dans plusieurs armoires.
Le devis tient aussi compte du transport et des services retenus après collecte. Notre page pour estimer le volume de documents vous aide à décrire la quantité avant de préciser les opérations.
Précisez la commune, les étages, le stationnement possible, le nombre de boîtes et leur état. Mentionnez votre besoin de stockage, de numérisation ou de destruction ainsi que l’échéance souhaitée.
Vous pouvez nous appeler alors que les dossiers sont encore en armoire. Nous examinerons le conditionnement nécessaire et la part de préparation à prévoir dans la prestation.
Indiquez l’étage, la présence d’un ascenseur, les escaliers et les possibilités de stationnement. L’équipe pourra examiner les moyens de manutention adaptés avant de confirmer l’enlèvement.
Un box vous donne un espace où ranger vos contenants ; vous organisez leur classement et vos recherches. L’archivage externalisé peut associer préparation, inventaire, conservation et communication des dossiers. Pour choisir, indiquez si vous recherchez seulement de la place ou aussi une aide pour retrouver les documents après leur départ.
Vous pouvez présenter une demande de destruction indépendante du stockage. Signalez le volume, l’adresse à Arras ou dans une autre commune et les lots dont vous avez validé l’élimination.
Signalez-le avant de commencer et identifiez son emplacement. Les documents encore nécessaires au travail doivent être distingués pour convenir de leur disponibilité durant l’opération.
Des cartons à déplacer ou des armoires à préparer ? Donnez-nous quelques repères sur vos locaux. Nous étudierons le travail nécessaire et les services à associer.
Transmettez les éléments dont vous disposez. Les informations manquantes et les opérations utiles pourront être précisées lors de l’étude.
Pour préparer notre échange, indiquez les éléments disponibles :
