L’archivage RH et administratif consiste à organiser, identifier, conserver et rendre accessibles les dossiers salariés et les documents des fonctions support pendant leur utilisation courante, puis durant les périodes de conservation justifiées.
Une politique d’archivage efficace doit permettre de répondre à quatre questions : quels documents sont conservés, où se trouvent-ils, qui peut les consulter et quel traitement leur appliquer à l’issue de leur durée de conservation ?
Ces enjeux sont particulièrement importants pour les dossiers contenant des données personnelles, des éléments de rémunération, des informations relatives au parcours professionnel ou des pièces susceptibles d’être mobilisées lors d’un contrôle ou d’un contentieux.
Caille Archives accompagne les entreprises, les sièges sociaux et les organisations multisites dans l’organisation, le transfert et la gestion de leurs archives physiques ou hybrides. Selon le périmètre retenu, la prise en charge peut associer stockage, récolement, gestion des demandes et numérisation.
Vous préparez un transfert, un déménagement ou une centralisation de vos dossiers RH ? Présentez votre volume, vos sites et vos besoins d’accès afin d’obtenir une première qualification de votre projet.
Un fonds RH ne forme pas un ensemble homogène. Les documents qu’il contient n’ont ni la même fréquence de consultation, ni le même niveau de confidentialité, ni nécessairement la même durée de conservation.
Avant tout transfert, il convient donc de définir les catégories documentaires concernées, leur état de classement et les personnes autorisées à y accéder.
Le dossier d’un salarié peut comprendre :
La présence d’un document dans un dossier ne justifie pas, à elle seule, sa conservation. Sa collecte et son maintien doivent répondre à une finalité identifiée et à un besoin réel de l’employeur.
Au cours de la relation de travail, d’autres pièces peuvent être produites :
Le dossier médical en santé au travail ne doit pas être confondu avec le dossier administratif détenu par l’employeur. Il est constitué dans un cadre spécifique et relève du secret médical.
Après le départ d’un collaborateur, certaines pièces restent nécessaires pour respecter une obligation, répondre à une demande, traiter un litige ou préserver les droits de l’organisation.
Ces dossiers peuvent être retirés des espaces de travail courants tout en restant accessibles selon une procédure définie. Leur conservation ne doit cependant pas devenir illimitée par défaut.
L’archivage administratif d’une entreprise peut également porter sur :
Les pièces comptables et fiscales, les archives médicales et les dossiers juridiques spécialisés doivent être traités dans des périmètres distincts afin d’éviter de mélanger des règles et des usages différents.
Exemples
Contrats, avenants, justificatifs
Enjeu principal
Disponibilité et confidentialité
Accès à organiser
Habilitations à définir
Exemples
Formation, évaluations, absences
Enjeu principal
Classement et recherche
Accès à organiser
Accès limité aux fonctions concernées
Exemples
Bulletins, primes, éléments sociaux
Enjeu principal
Conservation et traçabilité
Accès à organiser
Consultation à encadrer
Exemples
Documents de sortie, courriers, procédures
Enjeu principal
Maîtrise des échéances
Accès à organiser
Accès restreint
Exemples
Conventions, procédures, dossiers internes
Enjeu principal
Centralisation
Accès à organiser
Droits définis par service
L’externalisation ne consiste pas seulement à déplacer des cartons. Elle doit améliorer l’organisation documentaire tout en préservant la disponibilité des informations nécessaires à l’activité.
Elle devient particulièrement utile lorsque des dossiers sont dispersés entre plusieurs bureaux, lorsque les archives des anciens salariés sont mélangées aux documents actifs ou lorsque chaque établissement utilise son propre classement.
Les données relatives au personnel ne doivent pas être accessibles à l’ensemble des collaborateurs. Seules les personnes chargées de la gestion du personnel et, dans la limite de leurs attributions, certains responsables doivent pouvoir accéder aux informations nécessaires.
Avant l’externalisation, l’organisation doit donc définir :
Le prestataire applique ensuite les instructions définies dans le périmètre de sa mission.
Les dossiers RH occupent parfois des bureaux, armoires ou réserves qui ne sont pas conçus pour une conservation durable. Les déplacer vers un espace dédié permet de réaffecter ces surfaces, à condition de maintenir un lien fiable entre les documents et leurs références.
Le niveau d’inventaire doit être adapté au besoin de recherche. Un fonds rarement consulté peut être décrit de manière différente d’un ensemble pour lequel le service RH doit retrouver régulièrement un dossier précis.
Une entreprise multisite peut devoir gérer :
Le projet peut alors être organisé par vagues, avec un périmètre défini pour chaque site. La centralisation n’oblige pas à effacer l’origine des dossiers : l’inventaire peut conserver une distinction par établissement, service ou période.
Cette approche est particulièrement pertinente lors d’une fusion, d’une fermeture de site, d’un regroupement des fonctions support ou d’un déménagement du siège.
Un service RH ne peut pas interrompre ses recherches pendant plusieurs semaines sous prétexte que les archives sont en cours de déplacement.
Les dossiers susceptibles d’être demandés pendant l’opération doivent être identifiés en amont. L’ordre de transfert, le calendrier des enlèvements et le niveau de référencement peuvent ensuite être adaptés afin de préserver la continuité d’accès aux pièces prioritaires.
Vos dossiers sont répartis entre plusieurs établissements ou ne suivent plus un classement homogène ? Une analyse préalable permet de définir les opérations nécessaires avant leur transfert.
La méthode dépend du volume, de l’état du fonds, de son niveau d’inventaire et de la fréquence des consultations. Une entreprise possédant des boîtes déjà référencées ne rencontre pas les mêmes difficultés qu’un service confronté à des dossiers mélangés ou sans plan de classement commun.
Le cadrage initial porte notamment sur :
Cette étape permet de distinguer un transfert de contenants déjà identifiés d’un projet nécessitant un récolement, une remise en ordre ou un travail de description préalable.
Un fonds sans inventaire fiable nécessite une analyse avant toute promesse de reprise. Il peut comporter des boîtes anonymes, plusieurs nomenclatures, des dossiers actifs mêlés aux archives ou des documents dont la durée de conservation n’a pas été définie.
Le niveau de description est ensuite choisi en fonction des besoins de recherche et des possibilités de la prestation. L’objectif n’est pas de multiplier inutilement les données d’indexation, mais de permettre l’identification des documents susceptibles d’être consultés.
La préparation tient compte :
La correspondance entre les contenants et leur inventaire doit être préservée pendant l’ensemble de l’opération.
Après leur prise en charge, les dossiers sont rattachés à leurs références de gestion.
L’interface de gestion des archives peut permettre, selon le périmètre retenu, de gérer les autorisations, de consulter le stock, de demander un dossier physique, de solliciter un scan et de suivre les références associées aux contenants.
Ces fonctionnalités ne remplacent pas la politique d’habilitation du client. Elles fournissent un moyen opérationnel d’appliquer les droits définis par l’organisation et de gérer les mouvements documentaires.
Il n’est pas nécessaire de numériser systématiquement l’intégralité d’un fonds RH.
Plusieurs approches peuvent être combinées :
La numérisation crée un fichier à partir d’un document papier.
Une GED sert principalement à classer, partager et utiliser des documents numériques actifs.
Un système d’archivage électronique, ou SAE, répond à une logique de conservation des archives électroniques avec des exigences d’intégrité, de traçabilité et de pérennité.
Ces outils ne sont donc pas interchangeables.
Identifiez les familles de dossiers et les personnes autorisées à les consulter. La conservation et les usages numériques se préparent à partir des besoins de votre service.
Séparez les dossiers salariés et les autres séries RH à conserver, avec un classement et des habilitations adaptés.
Définissez quels collaborateurs RH peuvent demander quels dossiers, avec les références de recherche et les mouvements à suivre.
Ciblez les pièces RH réellement consultées ou partagées et précisez les droits d’accès aux fichiers produits.
L’organisation cliente détermine les personnes habilitées et le périmètre de leurs droits.
L’externalisation ne détermine pas, à elle seule, combien de temps chaque document doit être conservé. L’entreprise définit les durées applicables, les habilitations et les décisions de sort final. Le prestataire applique les instructions contractualisées dans le périmètre de sa mission.
Il n’existe pas de durée générale applicable à l’ensemble du dossier salarié.
La période pertinente dépend :
La CNIL a publié en 2026 un référentiel consacré aux durées de conservation des traitements de données RH. Ce référentiel constitue une aide à la décision, mais ne dispense pas de vérifier le fondement juridique correspondant à chaque situation.
Il ne couvre notamment pas le dossier individuel des agents publics, qui relève de règles spécifiques.
Un document actif reste nécessaire à la gestion courante du salarié.
Une archive intermédiaire n’est plus utilisée quotidiennement, mais doit encore être conservée pour répondre à une obligation, préserver un droit ou faire face à un éventuel contentieux.
Dans cette seconde phase, les documents doivent être séparés de l’environnement courant et accessibles uniquement aux personnes ayant un intérêt à en connaître dans le cadre de leurs fonctions.
Orientations selon la situation du document
Orientation à étudier
Maintien dans l’environnement actif ou numérisation adaptée
Orientation à étudier
Archivage intermédiaire
Orientation à étudier
Vérification avant décision de sort final
Orientation à étudier
Analyse et validation internes préalables
Les habilitations doivent être adaptées aux fonctions exercées.
Elles doivent être :
Cette gestion évite qu’un ancien droit d’accès reste actif sans justification.
Le prix d’un projet ne dépend pas seulement du nombre de boîtes stockées.
L’estimation peut intégrer :
Pour obtenir une proposition cohérente, il est utile de réunir ces informations avant le premier échange.
Caille Archives étudie notamment les projets situés dans :
Présentez votre volume, le nombre de sites concernés, l’état de l’inventaire et vos besoins d’accès pour obtenir une première évaluation de votre projet d’archivage RH et administratif.
Pour préciser les opérations utiles à votre projet, découvrez les repères sur destruction confidentielle des archives.
Il n’existe pas de durée unique pour l’ensemble du dossier.
Chaque famille documentaire doit être étudiée selon sa finalité, les obligations applicables, les délais de prescription et les contentieux éventuels. Les référentiels officiels peuvent aider à définir les durées, mais le texte juridique correspondant à chaque document doit être vérifié.
Oui, à condition de définir leur niveau d’identification, les utilisateurs autorisés et les modalités de demande.
Pour les dossiers très fréquemment utilisés, une conservation dans l’environnement actif ou une numérisation ciblée peut rester plus appropriée.
Un fonds non inventorié doit d’abord être examiné.
Cette analyse permet d’identifier les opérations nécessaires : remise en ordre, récolement, référencement des contenants ou maintien d’une partie des dossiers dans le service actif.
Le mode de recherche dépend du niveau d’inventaire défini pour le projet.
Le dossier ou le contenant est associé à une référence de gestion. Selon le périmètre de la prestation, une interface peut également permettre de consulter le stock, de demander un dossier ou de solliciter un scan.
Non.
Une numérisation complète n’est pertinente que si les usages la justifient. Les dossiers peu consultés peuvent rester sous forme physique, tandis que certaines pièces peuvent être numérisées à la demande ou dans le cadre d’une campagne ciblée.
La GED organise le travail quotidien sur des documents numériques actifs.
Le SAE conserve des archives électroniques en répondant à des exigences d’intégrité et de traçabilité.
L’archivage physique porte sur les documents papier et leur gestion matérielle.
Une organisation peut combiner ces différentes approches.
Précisez vos sites, vos volumes, la nature des documents et les contraintes de votre projet dans le formulaire.
Transmettez les éléments dont vous disposez. Les informations manquantes et les opérations utiles pourront être précisées lors de l’étude.
Pour préparer notre échange, indiquez les éléments disponibles :
