Dans une petite entreprise, les archives s’ajoutent souvent à toutes les autres tâches. Caille Archives vous aide à organiser les documents que vous voulez conserver hors de vos bureaux, de votre cabinet ou de votre atelier dans le Nord.
Notre accompagnement s’adresse aux TPE, PME, professions libérales, commerçants, TPI et PMI. Nous étudions vos besoins de stockage, d’enlèvement, de numérisation et de destruction avec les personnes qui connaissent vos dossiers.
Vous pouvez confier une opération précise ou associer plusieurs prestations. L’externalisation d’archives comprend les échanges nécessaires pour préparer les documents et organiser leur utilisation après leur départ.
Le stockage professionnel d’archives libère de l’espace tout en conservant un lien entre les boîtes et leur contenu. La gestion des consultations précise comment votre équipe demande un dossier et qui peut le recevoir.
Un transfert d’archives peut concerner des cartons déjà prêts ou demander une préparation. Nous examinons les accès au bureau, les volumes et la destination retenue pour définir l’intervention.
La numérisation d’une partie des archives peut répondre aux besoins de plusieurs collaborateurs. Sélectionnez les documents utilisés en commun et précisez la façon dont vous souhaitez les retrouver sous forme de fichiers.
La destruction confidentielle des archives intervient après votre validation des lots. Elle peut faire l’objet d’une demande seule, avec une estimation du volume et la commune de collecte.
Quand une même personne gère l’accueil, les commandes et l’administratif, reprendre tout le classement peut sembler difficile. Nous vous aidons à définir un premier ensemble à traiter et les informations nécessaires à sa prise en charge.
Vous devez savoir à qui confier vos dossiers et comment en demander la consultation. L’étude porte sur leur identification, la confidentialité et les personnes de votre cabinet autorisées à y accéder.
Les archives techniques et administratives peuvent être utilisées par des équipes différentes. Nous prenons en compte ces usages pour que les références restent compréhensibles après le transfert et le stockage.
Notre partenaire REISSWOLF présente une intervention pour le campus de Lille de l’ICAM : environ 400 mètres linéaires d’archives ont été transférés pour accompagner la rénovation des locaux. Le projet devait aussi préserver l’accès aux documents historiques. Ce cas client REISSWOLF à Lille illustre une prise en charge associant déplacement et conservation.
Votre entreprise n’a pas besoin d’un volume comparable pour nous présenter sa demande. Caille Archives étudie aussi les besoins d’une petite équipe : armoires devenues difficiles à gérer, absence de personne dédiée ou recherches qui prennent trop de temps. Notre accompagnement documentaire vous aide à définir les ensembles à confier et les repères utiles à ceux qui continueront à demander les dossiers.
À Lille, Dunkerque ou Valenciennes, décrivez les documents à confier et les usages à maintenir. Votre équipe peut présenter un premier ensemble sans disposer d’un inventaire complet.
Vos archives sont dans un bureau lillois, un atelier près de Valenciennes ou les locaux d’un commerce à Dunkerque ? Indiquez leur adresse et la personne qui connaît le rangement. Le lieu de collecte peut être différent de votre siège administratif.
Pour préparer le projet, précisez les dossiers utilisés chaque semaine, les cartons rarement demandés et les accès au local. L’étude détermine le transport et les services adaptés à votre adresse dans le Nord, avec un calendrier à convenir avant l’intervention.
Le réseau Demeco est également présent dans le Nord avec ses agences de déménagement :
Pour organiser l’archivage de votre entreprise, contactez Caille Archives : nous convenons avec vous du lieu de collecte et des modalités de consultation.
Les outils numériques ne dispensent pas de décider du devenir des originaux. Étudiez leur conservation et sélectionnez les dossiers à numériser selon les usages de votre équipe.
Précisez les documents susceptibles d’être redemandés par le bureau ou l’atelier. Leur stockage et leur consultation se préparent à partir de vos références de travail.
Les documents d’un projet clos peuvent servir à une demande ultérieure. Identifiez les ensembles à conserver et les repères nécessaires pour les retrouver.
Un classement existant peut être conservé s’il permet d’identifier les documents. Nous examinons les repères utilisés pour déterminer ce qui doit simplement être repris ou complété.
Pour vos autres établissements, trouver votre ville ou une commune voisine.
Choisissez la personne qui peut nous décrire les documents et l’accès aux locaux. Elle n’a pas besoin d’être spécialiste de l’archivage.
Nous examinons le rangement, le volume et les usages pour proposer les opérations utiles et préciser leur coût.
À la mise en place de la prestation acceptée, les utilisateurs concernés disposent des repères prévus pour demander leurs documents.
La quantité de cartons ne suffit pas à déterminer le budget. La préparation, le transport et le niveau de service choisi comptent également, notamment lorsqu’il faut reprendre le classement ou organiser des demandes régulières.
Une estimation des archives à confier permet de commencer. Précisez les opérations que votre équipe peut préparer elle-même et celles pour lesquelles elle attend un accompagnement.
Communiquez la commune, le volume estimé, l’état du rangement et votre priorité. Ajoutez les besoins d’accès aux documents et le contact qui pourra préciser les informations.
Choisissez un interlocuteur qui connaît les locaux ou les dossiers. Il peut décrire les difficultés et les quantités approximatives ; Caille Archives l’aide ensuite à préciser les opérations à envisager.
Oui. TPE, PME, commerçants, professions libérales, TPI et PMI peuvent présenter leur besoin à Caille Archives. Indiquez ce qui vous gêne au quotidien, l’adresse des documents et leur quantité approximative. Nous étudions les services et les conditions de prise en charge pour votre structure.
Les outils REISSWOLF prévoient des droits individuels ou par groupe d’utilisateurs. Indiquez qui doit consulter quels dossiers : comptabilité, direction ou responsable d’atelier, par exemple. Nous précisons avec vous les accès à prévoir, afin que chacun dispose des documents nécessaires à son travail.
Oui, transmettez l’adresse des archives, le nombre approximatif de contenants et les services recherchés. Nous examinons les conditions de collecte pour ce lieu précis, qu’il s’agisse d’un bureau, d’une réserve ou d’un atelier. Le trajet et le calendrier sont précisés dans la proposition.
Oui. Les références et habitudes connues de cette personne peuvent aider à préparer la suite. Décrivez ce qui est déjà documenté et les dossiers dont la recherche reste difficile.
Votre équipe manque de temps ou de place pour les documents accumulés ? Présentez-nous votre organisation actuelle et le travail que vous souhaitez confier.
Transmettez les éléments dont vous disposez. Les informations manquantes et les opérations utiles pourront être précisées lors de l’étude.
Pour préparer notre échange, indiquez les éléments disponibles :
