L’archivage médical regroupe les opérations nécessaires pour identifier, conserver, consulter, restituer et, lorsque les conditions sont réunies, éliminer les dossiers produits dans le cadre des soins, de la prévention ou de l’accompagnement médico-social.
Pour préciser les opérations utiles à votre projet, découvrez les repères sur externalisation d’archives.
Vos archives médicales peuvent être conservées sur papier ou sous forme numérique. La numérisation, une GED et un système d’archivage électronique répondent à des besoins différents. Caille Archives accompagne l’externalisation de vos dossiers médicaux physiques et leur consultation, avec la possibilité de numériser les documents utiles selon les modalités définies avec vous.
Caille Archives accompagne les établissements et professionnels de santé pour l’enlèvement, le transfert, l’inventaire, le stockage, la consultation, la restitution, la numérisation et la destruction autorisée de leurs archives. L’organisation retenue dépend de la nature des dossiers, de leur volume, de leur classement et de la fréquence des demandes.
Les dossiers patients peuvent progressivement occuper des bureaux, des réserves ou des espaces qui ne sont pas adaptés à une conservation de longue durée. Cette accumulation est particulièrement sensible lorsque les documents proviennent de plusieurs services ou de plusieurs établissements.
L’externalisation permet de transférer les dossiers qui ne sont plus consultés quotidiennement vers des magasins d’archives organisés, tout en conservant une procédure de recherche et de restitution.
Elle répond ainsi à plusieurs objectifs :
Le transfert ne doit pas se limiter à déplacer des cartons. Il doit préserver le classement existant ou permettre la création d’une organisation documentaire compréhensible par le client.
Les groupes de santé et les structures médico-sociales multisites utilisent parfois des plans de classement, des outils de suivi ou des conditionnements différents. Il devient alors difficile d’obtenir une vision globale des dossiers conservés.
Une externalisation peut être organisée progressivement : établissement pilote, fonds ancien, service fermé ou catégorie documentaire déterminée. Cette méthode facilite la centralisation sans imposer une transformation brutale de toutes les pratiques internes.
Vous préparez un transfert ou une réorganisation de fonds médicaux ? Caille Archives peut étudier les volumes, l’état du classement, le nombre de sites et les besoins de consultation avant de définir la prestation.
Les hôpitaux, cliniques, centres de santé et autres établissements peuvent être amenés à conserver des dossiers patients pendant de nombreuses années. L’externalisation peut porter sur des dossiers clos, des archives intermédiaires ou des fonds provenant d’un service réorganisé.
Pour les établissements publics, le statut d’archives publiques impose de vérifier le cadre applicable au tiers-archivage et le périmètre de l’agrément du prestataire.
Un médecin peut souhaiter externaliser ses dossiers lorsqu’il manque de place, déménage, regroupe son activité ou prépare une cessation sans successeur.
Dans ce contexte, la prestation doit préserver la possibilité pour les patients de demander la transmission des informations utiles. Le médecin reste responsable des dossiers qu’il a constitués et doit organiser leur conservation. En l’absence de successeur, le Conseil national de l’Ordre des médecins indique qu’il conserve les dossiers et documents originaux qui n’ont pas été remis au patient ou au médecin désigné.
Les EHPAD, établissements accueillant des personnes en situation de handicap, services de prévention et de santé au travail ou organismes d’accompagnement produisent également des documents sensibles.
Il convient cependant de ne pas appliquer automatiquement à ces fonds les règles prévues pour les dossiers hospitaliers. Les durées peuvent varier selon le document, sa finalité, son producteur et le texte applicable. La CNIL publie notamment des référentiels spécifiques au secteur social et médico-social.
Pour les dossiers médicaux constitués par les établissements de santé publics ou privés, l’article R.1112-7 du Code de la santé publique prévoit une conservation de vingt ans à compter du dernier séjour du patient ou de sa dernière consultation externe dans l’établissement.
Lorsque ce délai s’achève avant le vingt-huitième anniversaire du patient, la conservation est prolongée jusqu’à cette date. Lorsque le patient décède moins de dix ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant dix ans à compter du décès. Un recours médical ou contentieux peut également suspendre le délai.
La durée de vingt ans ne doit pas être généralisée à tous les documents de santé. Les dossiers de santé au travail, les documents médico-sociaux, les dossiers transfusionnels, les documents de recherche ou certaines pièces administratives peuvent relever d’autres règles.
Pour les médecins libéraux, la CNIL et le Conseil national de l’Ordre des médecins recommandent une conservation du dossier patient pendant vingt ans à compter de la dernière consultation ou prise en charge. Cette durée constitue une recommandation de référence et non l’application directe de l’article R.1112-7 aux cabinets libéraux.
Avant une destruction, il faut donc vérifier :
Toute personne dispose d’un droit d’accès aux informations concernant sa santé détenues par un professionnel ou un établissement de santé. L’externalisation ne doit pas empêcher l’exercice de ce droit.
La demande est instruite par le professionnel ou l’établissement compétent. Caille Archives recherche ensuite le dossier et le met à la disposition du déposant selon les habilitations et le circuit convenus.
La procédure doit notamment préciser :
Caille Archives propose la consultation sur site, la restitution physique et le scan à la demande. Les personnes habilitées, les délais et les modalités de transmission sont définis en fonction du projet et du contrat.
Le dépôt d’archives publiques courantes ou intermédiaires auprès d’un prestataire privé est encadré. FranceArchives précise que le tiers-archivage requiert un agrément adapté au support et aux prestations concernés.
Caille Archives dispose d’un agrément SIAF. Pour chaque projet, le client doit néanmoins vérifier que le site, le support et l’activité concernés entrent bien dans le périmètre de cet agrément.
La destruction d’archives publiques nécessite également le respect des procédures et autorisations applicables. Elle ne peut pas être déclenchée automatiquement par le prestataire à l’arrivée d’une date théorique.
La première étape consiste à qualifier :
Cette étude permet de déterminer si l’inventaire existant peut être repris ou si une nouvelle organisation doit être définie.
Les dossiers sont repérés, conditionnés et identifiés avant leur enlèvement. Le niveau de description est défini avec le client afin de permettre la recherche ultérieure sans collecter d’informations inutiles.
Le transfert doit maintenir la correspondance entre les dossiers, les contenants et l’inventaire. Les contraintes d’accès au site, les volumes et l’ordre de chargement sont pris en compte dans la préparation de l’opération.
À leur arrivée, les unités documentaires sont contrôlées et affectées à un emplacement identifié informatiquement.
Les magasins de conservation de Caille Archives disposent notamment :
Caille Archives s’appuie sur la norme NF Z 40-350 pour ses prestations d’archivage physique.
Lorsqu’un dossier est demandé, Caille Archives vérifie la demande selon les personnes habilitées et la procédure établie avec le déposant.
Selon le besoin défini, le dossier peut faire l’objet :
Chaque mouvement doit être tracé afin de connaître le statut et la localisation du dossier.
Les dossiers susceptibles d’arriver à échéance peuvent être identifiés et soumis au client. La décision de destruction appartient à la personne ou à l’autorité compétente.
Après validation, Caille Archives peut procéder à une destruction confidentielle et fournir la preuve correspondante. Pour les archives publiques, les formalités propres à leur statut doivent avoir été respectées au préalable.
La réversibilité doit également être prévue : à la fin du contrat ou lors d’un changement d’organisation, les archives et les inventaires doivent pouvoir être restitués selon les modalités convenues.
Fonction principale
Conserver les dossiers papier originaux
Point de vigilance
Prévoir inventaire, accès et restitution
Fonction principale
Produire ponctuellement la copie d’un dossier demandé
Point de vigilance
Ne remplace pas une numérisation complète
Fonction principale
Transformer un ensemble de documents papier en fichiers
Point de vigilance
Définir l’indexation, le contrôle et la restitution
Fonction principale
Classer, rechercher et utiliser des documents
Point de vigilance
Ne constitue pas nécessairement un archivage probatoire
Fonction principale
Conserver des documents numériques avec intégrité et traçabilité
Point de vigilance
Nécessite des règles et procédures spécifiques
Fonction principale
Héberger pour un tiers certaines données de santé numériques
Point de vigilance
Vérifier la certification HDS et les activités couvertes
La certification HDS concerne les activités d’hébergement de données de santé sur support numérique entrant dans son champ. Elle ne doit pas être confondue avec l’agrément requis pour certaines archives publiques ni avec les exigences de conservation physique des dossiers papier. La liste officielle des hébergeurs indique les activités et la version du référentiel couvertes par chaque certificat.
La création d’une copie numérique ne permet pas, à elle seule, de détruire l’original papier. Cette décision dépend du statut du document, du procédé employé, de la politique documentaire et des autorisations applicables.
Caille Archives intervient auprès des organisations implantées dans :
Cette couverture permet d’organiser des visites préalables, des enlèvements et des transferts adaptés aux contraintes des établissements régionaux et multisites.
Demandez une étude de vos archives médicales. Pour préparer l’échange, indiquez votre type d’établissement, le volume approximatif, le nombre de sites, l’état du classement et la fréquence prévue des consultations.
Le projet part des dossiers à conserver, des personnes habilitées et des prochaines demandes. La numérisation se choisit selon les besoins de consultation définis avec votre structure.
Pour vos dossiers médicaux papier, précisez les catégories, le classement disponible et les personnes habilitées à accéder aux archives conservées.
Organisez les demandes de dossiers médicaux avec des références identifiables et un circuit réservé aux personnes autorisées.
Sélectionnez les pièces médicales utiles à la consultation numérique et définissez leurs conditions d’accès ainsi que la conservation du papier.
La demande est transmise par une personne habilitée selon la procédure définie avec le déposant. Après identification, le dossier peut être consulté sur site, restitué physiquement ou numérisé à la demande. Les délais sont définis contractuellement selon les besoins du client.
Oui. Une clinique peut confier la conservation de dossiers patients à un prestataire, à condition de définir précisément les responsabilités, les habilitations, les conditions d’accès et les modalités de restitution. Lorsque les dossiers ont le statut d’archives publiques, le prestataire et le site doivent être couverts par l’agrément approprié.
Oui. Un fonds incomplet ou mal classé peut être repris, mais une phase préalable est nécessaire pour déterminer le niveau d’identification permettant de retrouver les dossiers. Le devis dépendra notamment de l’état du classement et du travail d’inventaire à réaliser.
Non, la certification HDS ne constitue pas une certification générale du stockage papier. Elle concerne l’hébergement pour le compte d’un tiers de données de santé numériques entrant dans le champ réglementaire. La conservation d’archives publiques papier peut, pour sa part, relever d’un agrément spécifique.
Le médecin doit organiser leur conservation et permettre aux patients d’obtenir une copie ou de demander leur transmission au professionnel de leur choix. En l’absence de successeur, une externalisation peut organiser la conservation des originaux et le traitement des demandes.
Le prestataire ne décide pas seul de la destruction. Il peut identifier les dossiers susceptibles d’être éliminés, mais l’autorisation doit provenir de la personne ou de l’autorité compétente. Des formalités particulières s’appliquent aux archives publiques.
Le devis dépend du volume, du nombre de sites, de l’état du classement, du conditionnement, du niveau d’inventaire, de la fréquence des consultations, de la distance de transfert, des besoins de numérisation et des opérations prévues à l’échéance.
Précisez vos sites, vos volumes, la nature des documents et les contraintes de votre projet dans le formulaire.
Transmettez les éléments dont vous disposez. Les informations manquantes et les opérations utiles pourront être précisées lors de l’étude.
Pour préparer notre échange, indiquez les éléments disponibles :
