ARCHIVAGE : La dématérialisation pour les collectivités

La dématérialisation numérique, se définit en deux points :

1. C’est le fait de transférer des données matérielles (documents papier, images, sons, etc.) en données numériques stockées sur un support numérique (clé USB, Serveur, disque dur…)

 Les avantages de la dématérialisation :

• Le gain de place,

Il n’est plus nécessaire de conserver sous forme matérielle, les documents officiels, pour une administration ou même une entreprise. Le gain de place peut être considérable.

• Le gain de temps,

La recherche de documents est largement simplifiée, tout est classé par fichier et accessible depuis un ou plusieurs postes informatiques.

Il en va de même pour le tri, si tous les documents sont classés par date il est bien plus facile de les trouver et de les supprimer une fois la date de conservation révolue.

• Le partage en temps réel,

Il est d’autant plus facile de partager en quelques clics un document, n’importe où en France voire dans le monde, par messagerie virtuelle ou intranet entre administrations par exemple.

2. C’est l’automatisation du processus qui consiste à créer et à utiliser un document sous forme dématérialisée directement sur un support numérique.

La dématérialisation des processus consiste à transformer un flux de documents papier, par exemple, en flux numérique, et à automatiser le processus de création.

La dématérialisation des processus présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts et des temps de traitement, la sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires et de fait, une meilleure réponse aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes.

La dématérialisation repose sur quatre grandes étapes : la création, la gestion, la diffusion et la conservation.

Pour la sécurisation de vos documents, confiez votre archivage à des professionnels. Notre entreprise met à votre disposition ses services et compétences, en respectant la sécurité, les certifications recommandées et toutes les normes obligatoires dans le domaine.

• Conseils en gestion documentaire, physique et digitale
• Prise en charge totale de vos archives physiques
• Dépoussiérage – Préparation – Transfert – Retrait – Indexation – Stockage – Entretien – Mise à disposition – Récolement
• Numérisation sécurisée
• Destruction
• Autonomie de gestion documentaire via accès web sécurisé
• Des logiciels sécurisés de contrôle de vos archives physiques et dématérialisées depuis votre compte, sur votre ordinateur.
• Des entrepôts contrôlés, tempérés et sécurisés, adaptés à la sauvegarde d’informations sans risque.
• Les certifications ISO 9001, 14001, 18001 et la mise en place des normes NF Z40-350 et NF Z42-013.
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