Le déménagement d’entreprise : un événement qui se prépare plusieurs mois à l’avance

Si les particuliers peuvent envisager la préparation d’un déménagement de courte distance seulement quelques semaines en amont, les entreprises doivent souvent prévoir plusieurs mois de délai pour que tout se déroule dans les meilleures conditions. Pour une société, déménager a en effet des conséquences pour les salariés, l’activité, les fournisseurs, les clients, etc.

Les formalités légales qui vous obligent à anticiper votre déménagement

Dès lors que la décision a été prise de changer de locaux, il est indispensable d’en tenir informés les salariés, d’autant qu’ils pourront, sous conditions, refuser le déménagement. Mais il est aussi obligatoire d’informer officiellement le Comité d’Entreprise et le Comité Social et économique du déménagement (ou les délégués du personnel), plusieurs mois avant que celui-ci ne survienne.

Une autre obligation qui vous incombe est le dépôt du préavis, si vous êtes actuellement locataire des bureaux. En fonction du bail que vous avez signé, il est compris entre 3 et 6 mois.

Sachez qu’un déménagement implique aussi de nombreuses formalités administratives (changement d’immatriculation de la société, modification d’adresse auprès de la Sécurité Sociale, de l’Urssaf, etc.). Même s’il est aujourd’hui facile de les réaliser en ligne, le délai de traitement peut parfois prendre plusieurs jours voire quelques semaines, ce qui implique d’anticiper ces démarches.

La préparation du déménagement et des nouveaux locaux

S’il faut prévoir plusieurs mois de délai avant le déménagement, c’est aussi pour être certain que les nouveaux bureaux seront prêts à accueillir vos équipes. Effectivement, il est souvent nécessaire de réaliser des travaux et de procéder à l’achat de nouveaux meubles, ce qui ne se fait pas en un claquement de doigts.

Il est par ailleurs essentiel de trouver l’entreprise de déménagement qui répondra au mieux à vos attentes, et au meilleur prix. Pour ce faire, il faut prendre le temps de comparer les offres et les devis, et donc anticiper la prise de contact avec les déménageurs.

Enfin, il faut mettre en place toute l’organisation inhérente au déménagement (nomination d’un référent déménagement, cahier des charges, inventaire, etc.), ce qui ne s’improvise pas !