L’activité de gestion des Archives du Groupe CAILLE

La gestion des archives appliquée aux entreprises

La vie d’une entreprise est une course à trois temps : le passé, le présent et le futur. Sur la ligne d’arrivée, urgences obligent, c’est toujours le présent qui rafle le bouquet, suivi par le futur. Et le passé dans tout ça ?

Pour une gestion saine, légale et optimale de vos affaires, la conservation de vos données et de vos documents réclame également du temps et de l’attention. La maîtrise de l’archivage, c’est un métier. Et c’est l’une des nouvelles spécialités du Groupe CAILLE.

La gestion des archives est obligatoire et nécessaire pour la survie économique des entreprises. Cela passe ainsi par la mise en place d’une politique de traitement de l’archivage adaptée aux besoins spécifiques de chacune.

Les procédures de classement, de rangement et de conservation ne s’improvisent pas. Elles font appel à des méthodes qui permettent de simplifier l’accès aux documents, de les sécuriser et de réaliser des économies par une gestion rigoureuse.

Pour autant la majorité des entreprises n’ont pas, en leur sein, un véritable service ou un responsable expérimenté pour se charger de l’archivage.

Les documents qu’il faut garder – oui, mais lesquels ? – s’entassent alors de façon empirique, sur de vagues étagères, sans protection particulière. Et ne parlons pas de leur indexation.

La mise en place d’une politique d’archivage permettra d’assurer une gestion efficace et complète des archives. Cette organisation permet de répondre aux enjeux suivants :

• légaux : pour respecter les lois en vigueur,
• stratégiques : c’est une aide à la décision,
• financiers : cela permet de réduire les coûts,
• historiques : la valorisation du patrimoine de l’entreprise.

Les différents types d’archives

Il existe 3 types d’archives au sein des entreprises :

1. les archives de consultation courante ou “archives vivantes” : elles concernent les affaires en cours, ces documents doivent être rapidement accessibles.
2. les archives intermédiaires : ces pièces ne sont plus beaucoup utilisées. Elles doivent néanmoins être conservées car elles peuvent servir de preuve. Elles doivent être rapidement accessibles.
3. les archives définitives : bien qu’elles ne soient plus utilisées elles sont conservées car elles ont une valeur patrimoniale ou historique pour l’entreprise.

Reisswolf France un service complet d’archivage

Les clients de Reisswolf France bénéficient d’un service complet pour assurer leur archivage dans les meilleures conditions. Toutes les étapes du processus peuvent être intégrées dans un contrat global : l’audit préalable, les conseils, le stockage physique des documents, leur numérisation, leur indexation, leur lecture automatisée, …

En faisant appel à l’ensemble de ces prestations, l’entreprise cliente s’ouvre un accès au SAE (Système d’Archivage Electronique) qui permet, d’une façon performante et optimisée, de consulter les informations archivées au départ d’une plate-forme digitale.

Le transport et le transfert physiques des archives font également partie de l’éventail des services proposés, au même titre que leur récolement, leur dépoussiérage et leur destruction au moment opportun.

Les avantages de l’externalisation des archives

En externalisant la gestion de vos archives, vous gagnez naturellement un espace précieux et vous placez vos documents importants dans un environnement sécurisé, avec les bonnes conditions de température et d’hygrométrie, sans oublier les protections vol et incendie.

L’atout-clé, c’est évidemment de confier la mission à des experts qui en ont fait leur métier. Grâce à leur connaissance de la réglementation et leur maîtrise des évolutions technologiques, ils vous feront gagner du temps et de l’argent avec une solution d’archivage moderne et sur-mesure.

Faire appel à un expert de la dématérialisation c’est :

• Déléguer l’archivage des documents à des sociétés et des personnels qualifiés et formé pour se recentrer sur son activité
• Mettre en place d’un système d’archivage électronique (SAE). Un système de gestion de contenus, optimisé et performant permet de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives à partir d’une plateforme informatique.
• Confier la gestion des archives papiers et numériques à des spécialistes rompus à la réglementation et aux dernières technologies du secteur
• Utiliser des solutions sur mesure, répondant parfaitement aux besoins spécifiques de l’entreprise, dans un cadre sécurisé et confidentiel, éprouvé, audité et labellisé

L’équipe du service d’archivage