Demenagement
de bureaux

Vous souhaitez déménager vos bureaux, car votre entreprise s’est développée et que l’emplacement actuel est inadapté ou encore parce que les charges sont trop onéreuses ? Dans ce cas, le déménagement de ses bureaux est indispensable. Afin de réussir son projet dans les meilleures conditions, une bonne organisation de son transfert de bureau est importante. Découvrez divers conseils pour un déménagement de bureaux réussi et faites appel à un professionnel pour transférer votre entreprise en toute sérénité.

Comment préparer et organiser le déménagement de ses bureaux ?

Un déménagement d’entreprise consiste en un réel changement pour l’employeur et les salariés. Afin d’effectuer ce transfert dans les meilleures conditions, une excellente organisation et une communication sont essentielles. Déménager son lieu de travail peut être une étape stressante et fastidieuse. Ainsi, préparer et organiser le déménagement de ses bureaux doit se faire quelques mois en avance. Pour déménager son entreprise, il convient de faire un point et un check liste des tâches à réaliser avant le jour J., communiquer auprès de ses salariés concernant toutes les informations nécessaires pour ce projet et savoir quels sont les délais de préavis à respecter pour rendre l’ancien local au propriétaire actuel. Une communication simple et efficace est la meilleure solution pour que les employés puissent connaître le planning du déménagement et s’adapter à leur rythme de travail.

Résiliation du bail pour son transfert de bureau

Lorsque l’entreprise décide de changer de bureau et que les nouveaux locaux ont été trouvés, celle-ci doit résilier son bail. La résiliation du bail commercial pour son transfert de bureau peut être réalisée environ 3 ans après la signature du contrat de location, et ce, sans justification particulière. Néanmoins, certains baux commerciaux imposent une durée de 9 ans. Pour ce qui est d’un bail d’une durée triennale (3 ans), un préavis de 6 mois est à respecter. Il faut que le professionnel qui déménage de bureau envoie une lettre recommandée avec accusé de réception à son propriétaire ou qu’il donne congé par le biais d’un acte d’huissier. Il est possible que des travaux de rénovation soient nécessaires lorsque l’entreprise quitte le local pour s’installer dans un nouveau bureau. Une fois cela fait, il convient de procéder à la signature du nouveau bail et d’assurer le nouveau local professionnel.

Quelles sont les formalités administratives pour déménager un bureau d’entreprise ?

Pour déménager un bureau d’entreprise, de nombreuses formalités administratives doivent être réalisées :

• Résiliation du bail et préavis
• Signature du nouveau bail de location de bureau
• Transfert de l’abonnement internet : environ 3 mois à 3 semaines avant son déménagement, l’entreprise doit contacter le service après-vente pour garder sa connexion internet dans son nouveau bureau. Dès son emménagement, l’accès internet doit fonctionner pour continuer de travailler, sans pause de son activité
• Suivi du courrier : pour faire suivre son courrier après un transfert de bureaux, l’entreprise peut faire la souscription au service de réexpédition définitive nationale de La Poste. C’est un contrat d’une durée de 12 mois avec la possibilité de se renouveler une seule fois ou de 24 mois non renouvelables. Ce service est accessible également pour les déménagements de bureaux à l’étranger
• Résiliation du contrat d’assurance de l’ancien bureau 2 semaines avant de déménager son entreprise
• Résiliation ou transfert des abonnements d’électricité et de gaz environ 15 jours avant le déménagement du bureau
• Souscription de nouveaux contrats au sein du futur bureau
• Transfert des comptes bancaires de l’entreprise dans un établissement plus proche du nouveau local
• Informer les organismes publics et les tiers de son changement d’adresse d’entreprise : compagnie d’assurance, impôts, banques, clients, partenaires, fournisseurs, etc.
• Changer l’adresse de son entreprise sur ses documents : devis, factures, signature de mail, plaquettes commerciales, cartes de visite.

Organisation de l’emballage et du transport pour un déménagement de bureau

L’organisation de l’emballage et du transport pour un déménagement de bureau est une étape cruciale qui ne doit pas être négligée. Avant de déménager ses locaux professionnels, il faut faire l’inventaire de tous ses équipements et du mobilier quelques semaines avant la date prévue. Cet inventaire concerne notamment les imprimantes, les ordinateurs, les téléphones, les scanners, les moniteurs, les bureaux, les sièges, les armoires, les étagères, etc. Le transport des éléments obsolètes ou qui ne fonctionnent plus vers le futur local est inutile et fait perdre du temps et de l’argent. Ensuite, la société peut s’organiser pour effectuer l’évacuation de ces éléments vers la déchetterie et commencer à commander de nouveaux meubles et équipements pour son bureau. Les meubles et équipements en bon état de fonctionnement, mais que l’entreprise ne souhaite pas garder peuvent être donnés à des associations. Une fois le tri des affaires terminé, le professionnel peut s’atteler à l’emballage de ses papiers au sein des cartons pour archives. Pour ce qui est du transport minutieux des équipements informatiques, il convient de faire déconnecter les appareils par des experts et d’effectuer leur emballage dans leur carton d’origine. La remise en service du parc doit, elle aussi, être faite par des spécialistes. Pour le déménagement des salariés, l’entreprise peut préparer des étiquettes avec leur nom et prénom, le contenu et le bureau de destination. Cela est un gain de temps au moment de répartir les cartons. La préparation et le transport des équipements lourds de plus de 100 kg, tels que les photocopieurs, doivent être confiés à des professionnels expérimentés. Les manipuler seul peut être dangereux, surtout dans les escaliers.

Solliciter les services d’un déménageur professionnel pour transférer ses bureaux

Solliciter les services d’un déménageur professionnel pour transférer ses bureaux est important pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, grâce à une entreprise de déménagement expérimentée, le changement de bureau ne retarde pas l’activité de l’entreprise qui peut reprendre son travail plus rapidement et sereinement. Le déménagement de son bureau par le biais d’un spécialiste est donc un gain de temps et d’argent. Les déménageurs disposent de tout le matériel nécessaire (camions, cartons, sangles, monte-meubles, diables, chariots, etc.) pour ce type d’opération et sont habitués au port de charges lourdes, alors que les salariés ne sont pas formés à cet effet. Faire appel à une entreprise spécialisée permet de bénéficier d’une visite gratuite au sein du bureau à déménager, afin d’évaluer le volume en m3 des biens à transporter. De même, elle a suivi une formation et connaît parfaitement les règles de sécurité et de manutention, ainsi que les techniques d’emballage, ce qui donne la possibilité de déplacer le mobilier de bureau et les équipements informatiques de manière sécurisée. Plusieurs formules et prestations supplémentaires sont proposées : démonter et remonter les meubles au sein du nouveau bureau, installer les équipements, nettoyer l’ancien local.

Déménagement et transfert des bureaux d’entreprises avec le groupe Caille

Vous envisagez de déménager les bureaux de votre entreprise ? Pour tout déménagement et transfert d’entreprises, garde-meuble et archivage en toute sécurité, contacter le groupe Caille est tout à fait possible. Cette entreprise s’occupe du déménagement de bureaux, du transfert de sites industriels et du transfert d’archives depuis plus de 170 ans. Pour obtenir plus de renseignements, comme les formules proposées ainsi que le prix des prestations, faire une demande de devis en ligne, gratuite et sans engagement est fortement recommandé. Un déménageur du groupe Caille se déplacera au sein du local à déménager pour effectuer une visite technique gratuite et déterminer le coût total de l’intervention, afin que l’entreprise puisse prévoir le budget nécessaire pour son projet.